La burocrazia nasce per guidare l’attività di più soggetti secondo un criterio di razionalità; pur  restando uno strumento valido all’ interno di una organizzazione complessa come lo studio dentistico, spesso  ha  delle applicazioni infelici. Tant’è vero che il dizionario della lingua Italiana Sabatini Coletti   definisce  la burocrazia come   pratiche a cui si è costretti, spesso con valore dispregiativo. 

Senza dare alcun giudizio di merito,  abbiamo preso in esame le attività burocratiche dello studio dentistico per calcolare, cronometro alla mano,  quanto tempo ci impegnano in  un anno lavorativo.

La  nostra inchiesta parte da 3 capisaldi:

• Il campione misurato è uno studio professionale di medie dimensioni (tre unità operative) con un titolale   due assistenti  di cui una lavora anche come segretaria due collaboratori (ortodonzia e chirurgia) e una igienista dentale, una piccola rete di computer con un software gestionale clinico/contabile.
• L’unità di misura della burocrazia introdotta  è “minuto di burocrazia”. Definito  come il numero di minuti   impiegati  dall’ assistente, segretaria o  dentista  per svolgere direttamente o indirettamente una  mansione  burocratica in un anno.
• le attività borocratiche  prese in esame sono tutte quelle legate al rispetto di normative a cui l’impresa studio dentistico soggiace e che, non si capisce per quale ragione, progressivamente si accrescono di anno in anno.  Per avere un elenco completo delle  mansioni   da misurare  abbiamo utilizzato il Dental Office Notebook di Remo Duranti edizioni Cocco Book,  Ancona 2015.  che è  completo ed esaustivo al riguardo.

Ecco i risultati

• Radiografici (due tubi radiogeni e  un OPT), assistenza all’ esperto qualificato e gestione pratiche – 120 minuti all’anno
• Impianto elettrico, assistenza ai tecnici per controllo impianto di messa a terra e interruttori differenziali  e gestione pratiche – 140 minuti all’anno
• Impianto condizionamento riscaldamento, assistenza ai tecnici per controllo impianto e gestione pratiche – 120 minuti all’anno
• Gestione Rifiuti speciali – 120 minuti all’anno
• Efficienza estintore, assistenza ai tecnici gestione pratiche – 60 minuti all’anno
• Elettromedicali  (15 dispositivi), assistenza ai tecnici e gestione pratiche – 240 minuti all’anno
• Test efficienza autoclave – 90 minuti all’anno
• Controllo scadenza farmaci e materiali – 240 minuti all’anno
• Test efficienza  defibrillatore (ogni due mesi) – 90 minuti all’anno

Attività   legate alla  clinica

• Protesi  e ortodonzia, gestione e archiviazione dichiarazioni del fabbricante – 800 minuti all’anno
• Gestione e archiviazione moduli privacy e consenso informato – 1200 minuti all’anno

Attività legate alla legge 81/08

• Riunioni periodiche di formazione  con   tutto il personale – 60 minuti per cinque membri dello staff (con redazione del verbale) – 300 minuti all’anno
• Documento di valutazione del  rischio, 60 minuti per RSPP ed  RSL congiuntamente – 120 minuti all’anno
• Visite del medico competente, 45 minuti per  lavoratore – 90 minuti all’anno
• Corsi di aggiornamento a cadenza quinquennale (abbiamo diviso per 5 la durata del corso per calcolare l’impegno annuale) RSPP – 220 minuti all’anno
• lavoratori  ed  RSL  – 90 minuti all’anno

Attività   amministrative

• Rapporti con il Commercialista /consulente del lavoro – 3750 minuti all’anno
• Gestione fatture attive e passive, invio dati per il 730 precompilato, conteggi e calcolo ritenuta di acconto collaboratori,  pagamento F24, comunicazione ore lavorate dei dipendenti, gestione CUD – 150 minuti al giorno per 250 giornate lavorative all’anno
• Rinnovo polize assicuratative (RC professionale, furto, incendio, infortuni e malattia, rc  auto) – 60 minuti all’anno
• Rinnovo canone TV – 15 minuti all’anno
• Rinnovo bollo auto – 15 minuti all’anno

TOTALE    41.630 minuti all’anno

Eseguito il totale scopriamo che  il tempo impiegato in un anno per attività  burocratiche   è di  41630  minuti,  ossia   693, 83  ore pari a   86  giorni lavorativi  l’ anno.

Per una piccola realtà come quella descritta la segretaria che  all’occorenza svolge anche le mansioni di assistente dando manforte alla collega, impiega  oltre  un terzo  delle giornate lavorative dell’ anno  a svolgere mansioni legate alla burocrazia.